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Warum Non-Profit-Unternehmen professionelles E-Mailmarketing brauchen

Fundraising concept imageNon-Profit-Unternehmen sparen bei der digitalen Kommunikation mit Spendern und Interessenten oft am falschen Ende. Da wird im schlimmsten Fall Outlook für die essenziell wichtige Kommunikation mit Mitgliedern und Spendern genutzt. Das kann fatale Folgen haben.

Verwenden Sie Outlook für die Erstellung von Massenmails und testen Sie diese Mail nicht in anderen E-Mailclients, bleiben Ihnen viele  Probleme verborgen. Allerdings: Ihre Leser werden damit konfrontiert.

Fehlerhafte Darstellung

Sie haben sich viel Mühe mit dem Aufbau und den Farben/Fotos in Ihrer Spenden-Mail gegeben. Sie sind nun der Ansicht, dass Ihr Schreiben bei den Empfängern genauso ankommt, wie es auf Ihrem Desktop aussieht. Das ist leider oft eine Fehlannahme. Es gibt eine große Vielfalt von Mail-Programmen und Geräten, die Ihre Mail unterschiedlich interpretieren, bzw. ihre eigenen Regeln haben. Bei mit Oulook erstellten E-Mails kann dies fatale Folgen für die Optik der Mail haben: Bilder, Grafiken oder Buttons können fehlen, riesige Weißräume und Balken erscheinen unbeabsichtigt oder Farben und Schriften werden unpassend zusammengewürfelt. Der Stil und der goldene Schnitt sind dahin.

Im Vergleich: professionelle E-Mail-Lösung
Der erstellte E-Mail-Code enthält bereits Anpassungen für verschiedenen Empfängergeräte, um Fehldarstellungen zu vermeiden. Eine Versandlösung prüft automatisch, ob Ihr Mailing ordnungsgemäß den Posteingang erreicht und wie es dort dargestellt wird.

Zustellbarkeit und Ihr guter Ruf im Netz

Wenn Sie eine Mail an viele Empfänger gleichzeitig versenden, stellen die ISPs (Internet Service Provider) wie Web.de, GMS, T-Online dieses sofort fest. Liegt die Menge der Mails über einem bestimmten Volumen, werden diese als illegitime Massenmails angesehen. Dabei geht es im Vorwege nicht um Inhalte, sondern eine fehlende „Durchlassgenehmigung“ für Massenmails. Diese Vorfilterung hat zum Ziel, möglichst wenig Spam in die Eingangsboxen durchzulassen.

Im Vergleich: professionelle Versand-Lösung
Professionelle Versandanbieter bieten White-Listing an. In White-Lists können sich seriöse Anbieter von Versand-Dienstleistungen eintragen. Hier ist es gegensätzlich zur Blacklist: Die ISPs vertrauen den in White-Lists eingetragenen Versand-Dienstleistern, weil diese nur unter strengen Auflagen (u. a. Die  Authentizität, Seriosität und Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften) hierfür zertifiziert werden.

Sie können sich strafbar machen

Nach geltendem Recht dürfen Sie ohne ausdrückliche Erlaubnis des Empfängers keine E-Mail an diesen senden. Diese Erlaubnis müssen Sie rechtssicher dokumentieren. Dieses ist mit Outlook oder ähnlichen E-Mailprogrammen nicht möglich. Eine ersatzweise rechtssichere Dokumentation außerhalb von Outlook ist nur mit einem immensen Zeit- und Organisationsaufwand zu gewährleisten. Verwalten Sie händisch eine große Menge von Adressdaten, steigt mit der Menge der Adressen die Fehleranfälligkeit. Im schlimmsten Fall drohen Ihnen teure Abmahnungen, wenn jemand entgegen seinem Abmeldewunsch weiterhin Mails von Ihnen erhält.

Im Vergleich: professionelle E-Mail-Lösung
Professionelle Versandsysteme bieten ein  Double-Optin-Verfahren. Hierbei erhalten  Newsletterinteressenten eine Aktivierungsmail.  Diese enthält einen Link, auf den der Benutzer klicken muss, um seinen Anmeldewunsch zu bestätigen. Dieser Vorgang wird automatisch rechtssicher dokumentiert, so dass Sie hier keinen Aufwand haben.

Professionelle Versandsysteme können noch mehr, als Ihnen die o. g. Probleme zu ersparen. Vielleicht kennen Sie die besonderen Vorteile, die sich bieten, noch gar nicht? Dann lesen Sie Warum Non-Profit-Unternehmen professionelles E-Mailmarketing brauchen Teil 2.